Zahlungssteuerung im Unternehmen – Kreditorenmanagement

Einleitung

Ein wenig beachteter Teil des Working Capital Management ist das Kreditorenmanagement. Die Bezahlung von Rechnungen zum richtigen Zeitpunkt kann Liquidität im Unternehmen halten und den Zinsertrag steigern. Eine Verlängerung der Kreditoren-Umschlagsdauer verringert das Netto-Umlaufvermögen (wie auch eine Verkürzung der Debitoren- und Lagerumschlagsdauer auf der Aktivseite).

Das Ziel ist daher, nicht zu früh zu zahlen, um Liquidität im Unternehmen zu halten.

Rechnungseingangsprüfung

Bei Eingang einer Rechnung wird zunächst das Eingangsdatum festgestellt und auf dem Rechnungsbeleg vermerkt. Dieses Datum sollte als Grundlage für die Berechnung der Fälligkeit herangezogen werden, wogegen aus Sicht des Lieferanten häufig das Datum der Rechnungserstellung verwendet wird.

Ein Beispiel: Rechnung erstellt am 10.3., eingelangt am 12.3. Zahlungsziel 14 Tage. Wird das Rechnungsdatum verwendet, ergibt sich die Fälligkeit per 24.3. Nimmt man jedoch RechnungsEINGANGSdatum, so wird diese Rechnung erst am 26.3. fällig.

Die Zahlungskonditionen werden von den Lieferanten bei der Bestellung festgelegt und nur in wenigen Fällen gibt es hier Spielraum für den Auftraggeber. Dennoch kann eine Prüfung und Vereinfachung der Konditionen sinnvoll für Auftraggeber und Lieferant sein. Eine genaue Definition der Fälligkeiten im Vorfeld kann Missverständnisse vermeiden. Beispielsweise können Zahlungen 14 Tage nach Leistungserbringung, nach Rechnungserstellung oder nach Rechnungseingang fällig sein. Wird hier nichts konkret definiert, sollte der Zahler stets die für ihn vorteilhafteste Variante wählen.

Berechnung von Skontoabzug

Bei Rechnungen, deren Zahlungskonditionen den Abzug von Skonti beinhalten, sollte immer geprüft werden, ob es sinnvoll ist, den Skontoabzug in Anspruch zu nehmen. In den meisten Fällen ist es sinnvoll, wie dieses Beispiel zeigt:

Zahlungskondition: 14 Tage 2% Skonto oder 30 Tage netto.

Um zu berechnen, ob es günstiger ist, nach 14 Tagen mit 2% Abzug oder nach 30 Tage ohne Abzüge zu bezahlen, rechnet man den möglichen Zinsertrag für die Periode zwischen Skontozahlung und Nettozahlung, in diesem Fall 30 – 14 = 16 Tage. Kann ich in dem Zeitraum von 16 Tagen einen Zinsertrag von 2% (absolut) erreichen? Ist der Nettobetrag beispielsweise 100,- und der mögliche zu erzielende Zinssatz p.a. 6% lautet die Rechnung wie folgt:
100 x 0,06 x 16/365 = 0,263 gegenüber 2,0 bei Skontoabzug.

Der Abzug des Skonto und die frühere Zahlung ist in diesem Fall für den Zahler vorteilhaft.

Zahlungsläufe minimieren

Bei der Analyse der Zahlungsläufe steht die Frage „Wie oft und zu welchen Terminen wird bezahlt?“ im Mittelpunkt. Um den Aufwand der Zahlungen zu minimieren, sollten die Zahlungen von Rechnungen gebündelt erfolgen. Im Idealfall werden Rechnungen nur ein- bis zweimal pro Woche bezahlt. Wichtig ist hierbei, noch nicht fällige Rechnungen auch noch nicht zu zahlen, sondern nur jene, deren Fälligkeit bereits eingetreten ist. Findet beispielsweise jeden Mittwoch ein Zahlungslauf statt, so sollten alle Zahlungen die bis Mittwoch fällig sind bezahlt werden, Jene mit Fälligkeit am Donnerstag werden erst am nächsten Mittwoch bezahlt. Hier ist eine offene Kommunikation mit den Lieferanten wichtig, sodass diese stets informiert sind und wissen, wann sie mit der Zahlung rechnen können. Eine Erklärung, dass die Zahlungen aus organisatorischen Gründen nur mehr ein Mal pro Woche - mittwochs - durchgeführt werden, verhindert Missverständnisse. Manche Lieferanten werden demnach auch versuchen, Fälligkeiten auf Mittwoch zu legen, um deren working capital zu optimieren.

Noch ein Tipp: Zahlen Sie nie Rechnungen an einem Freitag, da das Geld über das Wochenende nur für die Bank arbeitet, jedoch nicht für Sie oder Ihre Lieferanten.

Offene Kommunikation mit Lieferanten

Welche Maßnahmen auch gesetzt werden, um die Liquidität zu erhöhen: Die Information der Lieferanten darf nicht vernachlässigt werden.

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